Document Management

Deelgebieden

Wij helpen organisaties met uitdagingen aangaande informatiemanagement
Classificeren

Documenten én data, dat digitaal of per post binnenkomt, moet efficiënt verwerkt kunnen worden. Dit heet classificeren. Classificeren kan handmatig, semi-automatisch en vol-automatisch. Denk hierbij aan factuurherkenning, ordermatching, e-mailarchivering, klachtregistratie, postverwerking enzovoorts.

Workflow

Nadat documenten voorzien zijn van de juiste kenmerken (classificaties), kan een werkstroom aangesproken worden. Dit gebeurt bij documenten waar verschillende personen/afdelingen een handeling op moeten verrichten. Denk hierbij aan het fiatteren van facturen, het afhandelen van klachten, het opbouwen van een dossier enzovoorts.

Archiveren

Informatie dat tot de organisatie komt, moet vindbaar zijn. Wat voor data dan ook (content). Het verstoppen van documenten in een verregaande folderstructuur is niet efficiënt. Archiveren betekend vindbaar maken. Hiervoor gebruiken wij kenmerken die een document óf data-item omschrijven. Classificeren en archiveren gaat daarom altijd samen en is 9/10 keer automatisch.

Samenwerken

Samenwerken is binnen organisaties erg belangrijk. Een term die veel gebruikt wordt is “social collaboration”: communiceren over- en samenwerken aan documenten op een Facebook manier. Zo kunt u efficiënt communiceren met externen én collega’s zonder tussenkomst van e-mail, worden versies bijgewerkt en blijft de correspondentie bewaard bij het document/dossier.

ECM Vision

Enterprise Content Management op zijn best.
Wist u dat?

Enterprise Content Management in onze ogen de opvolger is van Document Management. Het combineert het document met relevante data-items uit andere systemen waardoor alle informatie direct beschikbaar is. De totale informatievoorziening binnen een organisatie gaat veel verder dan alleen het (digitale)document. Stel; u heeft een document gevonden en wilt de afzender bellen. Alleen nergens op het document staat een telefoonnummer. U moet in het CRM-systeem duiken. Hoe makkelijk zou het zijn áls het telefoonnummer direct zichtbaar is bij het document? Dit is realiteit met een ECM-Systeem!

  • Kennis & Kunde
  • Plezier
  • Betrokkenheid
  • Respect

Meer informatie?

Wij helpen u graag, vrijblijvend, verder!

Updates

Lees de recente nieuwsitems van ECM Vision